معرفی دوره طراحی سامانه CMMS با استفاده از Google sheet و Power BI

سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات مکانیزه  یا CMMS یک ابزار نرم افزاری است که سازمان ها از آن برای مدیریت فعالیتهای نگهداری و تعمیرات از آن استفاده می کنند. طیفی وسیعی از سازمان ها که هسته اصلی کسب و کار آنها مبتنی بر تجهیزات و دارایی های فیزیکی نیازمند استفاده از CMMS هستند.

سازمان هایی نظیر نفت و گاز، نیروگاه ، پتروشیمی ، صنایع ریلی، بیمارستان ها، هتل ها و حتی مدارس نیازمند طراحی سامانه CMMS هستند.

فرقی نمی کند که شما یک سازمان کوچک یا بزرگ هستید در هر صورت به CMMS نیازمندید.

 

 به طور معمول این سامانه ها امکانات پایه ای زیر را دارند 

• مدیریت اطلاعات تجهیزات / دارایی: مدیریت اطلاعات تجهیزات و دارایی های فیزیکی، از جمله لیست و شناسنامه تجهیزات،سوابق خرابی ها، درخت اجزا و مشخصات فنی و …
• مدیریت دستورکارهای نگهداری و تعمیرات: توانایی ایجاد، تخصیص و پیگیری دستورکارهای  نگهداری و تعمیرات، از جمله برنامه ریزی و زمانبندی ، تخصیص منابع و اولویت‌بندی فعالیت های نگهداری و تعمیرات.
• نگهداری پیشگیرانه / پیشبینانه : ایجاد و مدیریت برنامه های نگهداری پیشگیرانه مبتنی بر زمان یا عملکردی و یا تدوین برنامه های نت پشبینانه 
• مدیریت موجودی: مدیریت و پیگیری موجودی قطعات یدکی، درخواست کالا ها و سوابق مصرف کالا در تجهیزات
• گزارش ها و تجزیه و تحلیل: ایجاد گزارش های تحلیلی و محاسبه شاخص های کلیدی عملکرد KPI از سوابق خرابی و دستورکارهای نگهداری و تعمیرات

استقرار سامانه های CMMS کار ساده ای نیست. برخی سازمان ها داخلی و حتی خارجی سال های درگیر طراحی سامانه CMMS و پیاده سازی نرم افزار هستند و بعد چند سال  به دلایل مختلف ناچار به تغییر آن می شوند.

مطابق با مطالعات انجام شده نرخ  شکست CMMS ها دردنیا بین 30% الی 80% درصد است.

طبق مطالعات انجام شده 5 دلیل اصلی برای اینکه چر سامانه های CMMS دچار شکست می شوند شامل موارد زیر است 

• برنامه ریزی ضعیف برای طراحی سامانه CMMS و پیاده سازی آن
•  شناخت ناکافی از کارکرد های CMMS
• کیفیت پایین داده های سازمان
• عدم سفارشی کردن  سامانه ها متناسب با نیاز سازمان
•  مقاومت در برابر تغییر کاربران

برای سازمان های کوچک و متوسط  مسئله دیگری هم وجود دارد و آن هم بودجه است. هزینه طراحی سامانه CMMS بسته به عوامل متعددی مانند اندازه سازمان، پیچیدگی سیستم، تعداد کاربران و ویژگی ها و ماژول های آن می تواند بسیار متفاوت باشد.قیمت آن از چند صد دلار تا ده ها هزار دلار باشد.

عواملی مانند هزینه های پشتیبانی، عدم سفارشی نبودن سامانه های آماده و پکیجی، هزینه های سخت افزاری و… امکان استفاده از CMMS ها را برای سازمان های کوچک و متوسط دشوار کرده است.

 

در یک مطالعه  باعنوان  Implementation of CMMS:  A success story که در ژونال کیفیت در مهندسی نگهداری و تعمیرات منتشر شده، توصیه شده که سازمان ها در ابتدا نباید CMMS خریداری کنند.

بلکه باید یک سامانه و یک سیستم ساده را توسعه و پیاده سازی کنند تا نیازمندیها و نقاط قوت را شناسایی کنند.

داده ها از طریق این سامانه جمع آوری شود و سازمان با کارکردهای پایه CMMS ها اشنا شود. همچنین بتواند به صورت نسبتی تغییرات مورد نیاز خود را به راحتی بر روی آن اعمال کند.

 

یکی از ابزارهای مناسب برای طراحی سامانه CMMS موفق، استفاده از ابزار Google Sheet و ابزار هوش تجاری Power BI شرکت مایکروسافت است.

 

Google Sheets یک برنامه صفحه گسترده آنلاین است که توسط گوگل به عنوان بخشی از مجموعه برنامه های Google Drive ارائه می شود. کاربران امکان ایجاد و ویرایش صفحات گسترده آنلاین را در حالی که با دیگران به صورت همزمان همکاری می کنند، دارند.

هر دستگاهی می تواند از Google Sheets استفاده کند و برای کار با آن تنها به اینترنت نیاز دارید. از دیگر ویژگی ها می توان به ایجاد نمودارها، انجام محاسبات و غیره اشاره کرد.

در ضمن برای سهولت کار و بیشتر شدن بهره وری می توانید از افزونه ها و ابزارهای اتوماسیونی کمک بگیرید. افراد یک تیم می توانند تغییرات ایجاد شده توسط فرد دیگر را به صورت لحظه ای برای هماهنگی و پیشگیری جلوگیری از تداخل مشاهده کنند.

 

 استفاده از گوگل شیت مزیت های زیر را دارد:

• هزینه کم: Google Sheets یک برنامه صفحه گسترده رایگان است، بنابراین طراحی سامانه CMMS با استفاده از آن نسبت به نرم افزارهای CMMS اختصاصی دیگر، یک راه حل با هزینه بسیار کم تر است.
• رابط کاربری کاربر پسند: Google Sheets یک ابزار شناخته شده است و بسیاری از افراد قبلا با رابط کاربری آن آشنایی دارند. این باعث می شود کاربران بتوانند به راحتی از CMMS استفاده کرده و وظایف لازم را انجام دهند.
• امکان شخصی سازی کردن: Google Sheets به کاربران اجازه می دهد تا CMMS را بر اساس نیازهای خاص خود سفارشی کنند. این بدان معناست که کاربران می توانند ویژگی ها را به دلخواه اضافه، حذف و یا فرآیندهای منحصر به فرد سازمانشان را ایجاد کنند.
• فعالیت همزمان: Google Sheets یک ابزار آنلاین است و این بدان معناست که چندین کاربر می توانند در CMMS به صورت همزمان با هم فعالیت داشته باشند. این ویژگی به خصوص برای سازمان هایی که با چند تیم نگهداری همکاری می کنند و در یک محیط کاری نیستند، مفید است.
• امکان دسترسی: از آنجایی که Google Sheets یک ابزار آنلاین است، CMMS می تواند از هر جایی که دارای اتصال اینترنت است، قابل دسترسی باشد. این باعث می شود که تیم های نگهداری بتوانند اطلاعات را به راحتی بروز رسانی کنند .
• امکان یکپارچه سازی و ادغام: Google Sheets به راحتی می تواند با ابزارهای دیگر گوگل مثل Google Forms، Google Calendar و Google Drive یکپارچه سازی شود. این اجازه می دهد که جمع آوری داده ها، برنامه زمانبندی و ذخیره فایل در CMMS به صورت یکپارچه انجام شود.

اگرچه شما می توانید از گوگل شیت برای گزارشات نگهداری و تعمیرات استفاده کنید اما می توانید داده ها گوگل شیت را به یک ابزارهوش تجاری قدرتمند مانند Power BI متصل کنید و گزارشات تحلیلی حرفه ای بسازید.

 

استفاده از Power BI مزیت های زیر را دارد:

• مصور سازی داده ها: Power BI به کاربران اجازه می دهد تا گزارش ها و داشبوردهای تعاملی ایجاد کنند که نمای روشنی از داده ها و وضعیت تجهیزات و دارایی های فیزیکی را ارائه می دهد.
• مدل‌سازی داده: Power BI قابلیت‌های مدل‌سازی داده‌ها را فراهم می‌کند و به کاربران اجازه می‌دهد تا روابط بین جداول را تعریف کنند و فیلدها و اندازه‌های محاسبه‌شده را ایجاد کنند.
• اتصال داده ها: Power BI به انواع منابع داده، از جمله سرویس های مبتنی بر ابر و منابع داده ای نظیر اکسل ، گوگل شیت، اکسس و… متصل می شود.
• به اشتراک گذاری و تعاملی بودن: Power BI به کاربران امکان می دهد در گزارش ها و داشبوردها همکاری کنند، اطلاعات را با دیگران به اشتراک بگذارند و گزارش ها را در وب یا تلفن همراه منتشر کنند.
• دسترسی از طریق گوشی همراه: Power BI یک برنامه برای گوشی های همراه ارائه می دهد که به کاربران امکان می دهد به گزارش ها و داشبوردها از دستگاه های تلفن همراه خود دسترسی داشته باشند.

آنچه خواهید آموخت

• درک اصول CMMS: شما در مورد مفاهیم و ویژگی های اساسی CMMS، از جمله مدیریت دارایی، مدیریت دستور کارها، نگهداری پیشگیرانه، مدیریت موجودی، و گزارشات نگهداری و تعمیرات خواهید آموخت.
• طراحی سامانه CMMS: شما یاد خواهید گرفت که چگونه یک سامانه CMMS طراحی کنید که نیازهای خاص سازمان شما را برآورده کند، از جمله ایجاد یک ساختار سلسله مراتب دارایی، توسعه یک برنامه نگهداری پیشگیرانه و ایجاد یک سیستم مدیریت دستورکار.
• استفاده از Google Sheets برای مدیریت داده‌ها: نحوه استفاده از Google Sheets را برای مدیریت داده‌های مربوط به دارایی‌ها، دستور کاری، برنامه‌های نگهداری، موجودی، و سایر جنبه‌های کلیدی سیستم CMMS خود یاد خواهید گرفت.
• ایجاد داشبورد و گزارش‌ها با Power BI: نحوه استفاده از Power BI برای ایجاد داشبوردها و گزارش‌های تحلیلی خواهید آموخت. این موضوع شامل مصور سازی و طراحی گزارش در مورد خرابی های تجهیزات حساس، در دسترس بودن تجهیزات و هزینه های نگهداری و تعمیرات است.
• یکپارچه سازی CMMS با سیستم های دیگر: شما یاد خواهید گرفت پس از طراحی سامانه CMMS چگونه آن را با سایر سیستم های کسب و کار مانند ERP و سیستم های حسابداری یکپارچه کنید تا جریان داده ها را ساده کنید و کارایی عملیاتی کلی را بهبود بخشید.